Как проверить бухгалтера - проверка учета основных средств
Опытный бухгалтер проводить незаконные операции, касающиеся учета основных фондов. В данной статье мы расскажем, как директор может распознать такие махинации.
В первую очередь четко определите, учет каких основных средств вы желаете проверить, и — за какое время. Затем возьмите соответствующие бухгалтерские документы: карточки учета ОС, акт ввода объекта ОС в эксплуатацию, амортизационную ведомость (на всех документах бухгалтер должен расписаться). Иногда (например, если объект ОС поступил на предприятие в проверяемом периоде) могут понадобиться также документы, подтверждающие приобретение основных средств: договор (контракт) на поставку объекта (объектов) основных средств и ТТН.
Вначале нужно проверить правильность начисления износа. Это обусловлено тем, что при неправильном начислении износа (например, если нормы начисления амортизации завышены) полная стоимость объекта основных средств будет списана быстрее. В результате может сложиться ситуация, когда объект основных средств, будучи в неплохом и вполне рабочем состоянии, окажется полностью списанным; разумеется, недобросовестный бухгалтер не преминет воспользоваться удобной возможностью нагреть на этом руки.
Как же определить правильность начисления износа? В первую очередь нужно узнать у бухгалтера нормы начисления амортизации на каждый из проверяемых видов основных средств. Обычно эти нормы указываются в процентах в год — например, 10% от полной стоимости объекта основных средств в год.
Очевидно, что если износ начисляется ежемесячно, то годовую сумму износа следует разделить на 12; при ежеквартальном начислении износа годовую сумму износа нужно разделить на 4. Кстати, нормы начисления амортизации можно узнать не только у бухгалтера — они закреплены законодательно, и их можно приобрести как в магазине специализированной литературы, так и найти в Интернете.
После того, как вы рассчитали сумму амортизации (ежемесячную либо ежеквартальную) каждого проверяемого объекта ОС, можно приступать к проверке правильности начисления износа. Для этого нужно взять ведомость начисления износа, которую предоставил вам бухгалтер, и подробно сверить все начисленные суммы износа с той суммой, которая получилась у вас. Если вы обнаружили расхождение (особенно — если сумма начисления износа в бухгалтерской ведомости постоянно превышает получившуюся у вас сумму), то следует вызвать бухгалтера и потребовать у него объяснений, почему он производит начисление амортизации в размере большем, чем это разрешено законодательно.
Следует учитывать, что если превышение норм начисления и списания амортизации обнаружат налоговые органы, то это повлечет за собой серьезные финансовые санкции. Ведь суммы начисленной амортизации списываются на затраты предприятия; следовательно, при превышении норм амортизации увеличивается сумма затрат и, соответственно — уменьшается налогооблагаемая прибыль, а это является серьезным нарушением налогового законодательства. Причем с высокой долей вероятности можно сказать, что санкции будут наложены не только на предприятие, но и на главного бухгалтера и на руководителя предприятия.
Зная это, опытный бухгалтер может пойти на хитрость. Начисление амортизации он будет производить по завышенным нормам, но вот списание начисленного износа на затраты будет осуществляться в пределах установленных норм. Остальная сумма начисленной амортизации будет списываться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. В такой ситуации при проведении проверки налоговые органы могут не предъявлять претензий: ведь на затраты относится сумма амортизации в пределах установленных норм, следовательно — сумма затрат не завышается, а налогооблагаемая прибыль — не занижается. В то же время объект (объекты) основных средств списывается в ускоренном порядке, в результате чего он будет полностью списан намного раньше нормативного срока службы.
После того, как вы проверили правильность начисления и списания амортизации, следует посмотреть на остаточную стоимость проверяемых основных средств. Если вы видите, что стоимость того или иного объекта основных средств в скором времени будет полностью списана, рекомендуется лично проверить состояние этого объекта. Кто знает — может, даже после списания с него можно будет получить хоть какой-то доход? В качестве такого примера можно привести легковой автомобиль: допустим, что стоимость легкового автомобиля списана полностью, но он еще находится во вполне рабочем состоянии. Это, кстати, неудивительно: ведь если полная стоимость какого-либо автомобиля должна списываться через 10 лет, то по российским меркам это еще более-менее приличный автомобиль.
ПРИМЕЧАНИЕ
Что касается автомобилей, то их полная стоимость списывается в зависимости не только от срока службы, но еще и от пробега. Ресурс каждого автомобиля, выраженный в километрах пробега, устанавливается предприятием-производителем и указывается в техническом паспорте автомобиля.
Поэтому с автомобиля, на всю стоимость которого начислен износ, можно снять некоторые запасные части и продать их — как известно, рынок бывших в употреблении запасных частей в современной России цветет и процветает. Имейте в виду, что если вы этого не сделаете, то высока вероятность того, что это сделают другие сотрудники фирмы (например, бухгалтер, вступивший в сговор с водителем, который работал на списанном автомобиле).
Что касается автотранспортных средств, на полную стоимость которых был начислен износ, то здесь у руководителей предприятий и бухгалтеров возникает масса вопросов, касающихся того, как законным образом завершить списание и утилизацию автомобиля. В самом деле, ведь не отправлять же на свалку автомобиль, у которого остались вполне пригодные к эксплуатации запасные части, например: лобовое, боковые и заднее стекла, зеркала, спидометр, крылья, крышка багажника (у легковых автомобилей), капот, и т.д. Эти запчасти вполне могут послужить другому аналогичному автомобилю в случае такой необходимости (например, после аварии не нужно будет покупать новые капот и крылья, а можно будет поставить те, которые остались от старой машины).
Чтобы поступить согласно действующему законодательству, нужно снять со списанного автомобиля пригодные к эксплуатации запасные части и оприходовать их на склад. При этом стоимость каждой запасной части определяется индивидуально, с учетом износа; обычно для оценки снятых со списанной машины запасных частей создается специальная комиссия. При этом принимаются во внимание многие факторы: внешний вид детали, нормы начисления износа на нее (при наличии таковых), интенсивность эксплуатации, и др.
После того как все более-менее пригодные запасные части сняты со списанного автомобиля и оприходованы на склад, следует связаться с организацией, занимающейся переработкой либо утилизацией металлолома и заключить с ними договор, согласно которому они примут в переработку или для дальнейшей утилизации то, что осталось от списанного автомобиля. Перед тем, как забрать остатки автомобиля, они выдадут вам соответствующий документ. И только после этого можно считать, что списание автомобиля осуществлено в полном соответствии с действующим законодательством.
Однако мало кто из проверяющих органов обращает внимание на такие тонкости, как оприходование на склад запасных частей со списанного автомобиля, сдача его специализированной организации для дальнейшей утилизации или переработки, и т.д. Обычно налоговые органы ограничиваются проверкой правильности начисления и списания амортизации основных средств, а судьбой полностью списанных объектов основных средств мало кто интересуется (разумеется, если это списание осуществлялось в полном соответствии с действующим законодательством).
После проверки состояния основных средств, которые в скором времени должны быть списаны (при наличии таковых), следует проверить наличие всех проверяемых основных средств, не забывая при этом сверять их инвентарные номера. Среди руководителей предприятий и организаций бытует ошибочное мнение, что основные средства, которые не списаны, никто не ворует в первую очередь из-за их больших размеров. В самом деле — как можно незаметно украсть станок, или угнать принадлежащий фирме автомобиль? Ведь о таком ЧП сразу станет известно окружающим: кражу станка обнаружит тот, кто на нем работает, кражу автомобиля — начальник гаража, водитель или механик.
Однако есть ведь менее габаритные основные средства — например, компьютеры, факсы, копировальные аппараты, сканеры и иная оргтехника. Например, сканер похитить совсем несложно — он нередко помещается в рабочем портфеле. А более хитрый мошенник не похитит сканер, а просто заменит его на более старый, подделав инвентарный номер. Поэтому при проверке фактического наличия основных средств нужно смотреть и на их внешний вид, и на фирму производителя, и на дату изготовления — не исключено, что такая бдительность принесет свои плоды.
Также следует обращать внимание на комплектность объектов основных средств. Например, станок может поставляться в комплекте с защитным экраном, автомобиль — с чехлом для стоянки, и т.п. Комплектность объекта основных средств, если таковая имеет место быть, указывается предприятием-изготовителем в техническом паспорте объекта.
Особое внимание при проверке учета основных средств следует уделять тем объектам, которые подвергались ремонту или которые нуждаются в периодическом обслуживании сторонней организацией.
Нужно затребовать у бухгалтера все документы, относящиеся к ремонту и обслуживанию объектов основных средств, поинтересоваться, каким образом списывались затраты на ремонт и обслуживание. Не будет лишним самостоятельно проверить нынешнюю стоимость аналогичных работ по ремонту и обслуживанию основных средств — не секрет, что фирмы, которые занимаются ремонтом и обслуживанием основных средств, нередко искусственно завышают стоимость работ, а бухгалтеру предприятия-заказчика выплачивают определенное денежное вознаграждение (откат) за то, что он закрывает на это глаза.
