После аренды помещения возникает вопрос его технического оснащения.
Каковы сегодня требования технического оснащения совремннного фоиса?
Что обязательно должно присутствовать в офисе и без чего все-таки можно
обойтись (сэкономить)? Об этом мы и поговорим в данной статье. Приведем
лишь краткий список необходимого для оснащения конторского помещения:
столы по количеству персонала.
Бухгалтеру желательно выделить самый большой стол. Хорошо иметь стол
для клиентов, особенно если их ожидается много;
стулья для персонала и посетителей;
компьютеры (минимум одна штука);
принтер. Возможен один на офис при использовании сетевого варианта;
факс;
копировальный аппарат. До определенного момента может быть заменен
факсом либо принтером с приставкой копирования, либо сканером с
соответствующей программой;
вместо факса, принтера, копира и сканера можно использовать многофункциональный центр (подробнее далее по тексту);
бумага офисная (формат А4), бумага для факса, тетради для записей.
Это список действительно необходимого. Назван кратким, так как все
вышеуказанное действительно должно быть в офисе. Следом могут
понадобиться чайник, зеркало, офисная АТС. Далее список можно расширять
до бесконечности.
Продумать
оснащение офиса и сумму затрат на него надо уже во время составления
бизнес-плана. В нем вы должны предусмотреть величину вложений на
оборудование конторы. От нее и отталкивайтесь. Планируйте и покупайте
только то, что вам нужно. Не стесняйтесь покупать б/у. Это касается
прежде всего оргтехники и мебели. Определитесь, для чего вам необходимы
компьютеры и сколько. Не пытайтесь купить самые лучшие. Возьмите самые
подходящие. Компьютеры устаревают так быстро, что можно купить весьма
хорошую машину за относительно небольшие деньги.
А самая новая крутая
машина через полгода станет самой обычной. Учитывая, что на основной
части компьютеров только печатают письма и приказы и установлена
программа серии «1С» (наиболее распространенная программа
бухгалтерского и складского учета), покупать надо самый простой. Ни в
коем случае не берите компьютеры с мультимедиа. Звук только будет
отвлекать вас от работы (доказано, в тишине работается гораздо
эффективнее). Дополнительно появится соблазн поставить игрушку, и все,
делами заниматься уже некогда. Наиграетесь дома, когда появятся деньги.
А персонал вообще до конца проконтролировать невозможно, поэтому не
вводите его в искушение!
Сейчас все большее
распространение начали получать так называемые многофункциональные
устройства. Это один аппарат, который совмещает в себе в различных
сочетаниях функции факса, принтера, сканера, копировального аппарата.
Бывшие в употреблении экземпляры пока редкость. Недостатком можно
считать только то, что дешевые модели оснащаются струйным печатающим
устройством. Фактически это струйный принтер. При большом количестве
печатаемых (копируемых, получаемых) документов затраты на картриджи с
чернилами будут велики.
При большом документообороте выгоднее
становится лазерная печать. С лазерной печатью они уже ощутимо дороже.
Все это необходимо будет сравнить и посчитать вам самостоятельно. Что
лучше, удобнее, выгоднее. И, конечно, кроме вас, никто не может решить,
что наиболее подходит вашему делу: отдельные устройства или
многофункциональный центр. Бывшую в употреблении мебель подобрать
можно, только необходимо этим заниматься. Из канцелярии покупайте
только необходимое и в необходимом количестве. Заработаете — будете
покупать с запасом.
