Многие предприниматели, открывая небольшой бизнес, в начале своей деятельности ведут весь учет в MSExcel,
поначалу это может быть оправдано, так как отсутствует возможность
инвестиций в систему учета, да и объем продаж или производства
позволяет вести учет вручную.
Но со временем фирма развивается,
обороты растут, количество сотрудников увеличивается, бизнес процессы
усложняются, в какой-то момент из-за отсталой системы учета развитие
бизнеса тормозится, люди погрязают в кипе бумаги. К сожалению,
зачастую именно в такой момент руководители бизнеса задумываются об
автоматизации деятельности компании, подумай они об этом раньше, не
произошло бы аврала, торможения роста бизнеса, а возможно и других
неприятностей, связанных с недобросовестностью сотрудников.
В статье
пойдет речь как раз о таком случае, который случился в 2003 году, в
одной из компьютерных фирм Москвы.Компания
начала свою работу в 1999 году на рынке компьютерной розницы буквально
с нуля. Фирма состояла из трех человек, которая размещалась в одной
комнатке в 20 квадратных метров. Пройдя все трудности роста, к 2003
году компания выросла, повысились обороты, увеличилось количество
сотрудников, выросла занимаемая площадь, но системы учета по-прежнему
не было.
Схема работы была такая: основная работа «под заказ»,
работали по прайс-листу поставщика, лишь небольшая часть товара имелась
сразу в наличии на складе. Клиент звонил, заказывал товар, заказанный
товар привозился на свой склад, на следующий день в офис за товаром
приходил покупатель или курьер осуществлял доставку покупателю на
указанный адрес.
Отделы
компании не были связаны между собой. Отдельно что-то считал бухгалтер,
основываясь на приходных и расходных накладных, отдельно был склад, где
кладовщик не всегда осознавал, что реально присутствует в данный момент
на складе, а уж тем боле об этом не знало руководство, что открывало
возможности для воровства. Менеджеры по продажам постоянно звонили на
склад, пытаясь узнать, есть ли интересующий их товар в наличии, а
менеджер по закупкам наличие товара на складе держал в голове, сам
сидел на складе, чтобы быть в курсе того, что там лежит. Менеджеры по продажам принимали звонки и несли листки с заказами, распечатанными из Excel
к закупщику, он лихорадочно начинал звонить поставщикам, закупая нужный
товар, пытаясь налету определить, у кого выгоднее закупить и что надо
закупать, а что имеется в наличии складе.
Сначала
компания работала по прайс-листу одного поставщика, потом поставщиков
добавилось и приходилось вручную компилировать из разных прайс-листов
поставщиков, один свой, позиций в нем было более двух тысяч, это
занимало целый день, делалось раз в неделю, в конце недели прайс-лист
был мало актуальным. В такой ситуации компания дальше развиваться
просто не могла, поэтому руководство решило внедрить автоматизированную
систему учета.
Первоначально
в компании попытались решить этот вопрос самописной программой, которая
автоматически делала из многих прайс-листов один и выводила у кого
лучшие цены, это обошлось компании с постоянными доработками в 600у.е.
и решило только проблему актуальности прайс-листа. В результате
совещания было принято решение полностью автоматизировать бизнес.
Выбор
был между заказом самописной программы и внедрением на основе 1С. На
сайте 1С был список из множества компаний, которые предлагали внедрить
1С. В результате звонка приехал менеджер одного из крупных партнеров
1С, который все очень хорошо рассказал, но когда его попросили назвать
сумму, была произнесена цифра 25 000у.е. и около полугода, необходимые
для внедрения системы в компании. Тогда для компании это была очень
большая сумма, решено было отказаться, от этого предложения. Для
оценки реализации системы учета на самописной программе был приглашен
знакомый программист, который ничего толком ни смог сказать, ни по
срокам, ни по стоимости программы, причем и само руководство компании
не смогло внятно сформулировать, а что в принципе нужно реализовать.
Дело
могло так и застопориться, если бы не случайность. Менеджер по
закупкам, делая очередной заказ, узнал, что у поставщика есть решение
на 1С и делал им его программист, который работает в их компании, но
также выполняет и сторонние заказы. Руководство связалось с этим
программистом.
Была
назначена встреча, на которой был предложен вариант, который уже
внедрен у поставщика, его осталось только доработать для нашей компании
с учетом внутренней специфики и пожеланий. Цена этого решения была
5000у.е., апервоначальные доработки и консультации
бесплатно. Руководство компании это предложение устроило. За месяц нам
обещали реализовать все доделки. Весь
этот период прошел в обсуждениях и спорах, как и что нужно переделать в
первую очередь. Шли жесткие споры по бизнес процессам. За день до
начала работы на новой системе менеджер по закупкам и менеджеры по
продажам цеплялись за последние возможности оставить все в старом
варианте, пока новая система не будет отлажена полностью, но директор
принял решение, сейчас или никогда. Так как откладывать запуск дальше
было уже невозможно.
Первый
рабочий на новой системе был ужасен, приходилось убирать ошибки прямо
на лету, на пол часа все отключались от системы учета и программист
вносил необходимые изменения. Но делать было нечего, пути назад не
было, доработок оказалось очень много, каждый отдел выдавал
программисту-консультанту свои пожелания. И только спустя несколько
месяцев, была более-менее была отлажена основная работа отделов
продажи, закупки, бухгалтерия и склад.
Но
и после основной отладки были постоянные доработки, окончанию улучшений
системы учета не было видно, каждый месяц счет за доработки был в
районе 500у.е. Радовало только то, что сама система была все лучше и
лучше и уже никто в компании не мог без нее работать и все с ужасом
вспоминали об Excel. За два года затраты на доработку системы составили около 20 000у.е. Пришлось
жестко контролировать заказ доработок, оценивалась цена и актуальность
каждого заказа на доработку системы учета. Хотя полностью остановить
улучшение системыоказалось невозможно, постоянно вставали новые задачи, которые требовали внесения новых изменений. В целом,внедрение
системы учета на основе 1С позволило компании расти, оперативно
реагировать на запросы клиентов, удачнее делать закупку товара у
поставщиков, вести учет всей деятельности компании в реальном времени,
повысило производительность труда менеджеров в несколько раз и, в
конечном итоге, вылилось в гораздо большую прибыль, чем затраты на её
внедрение. А сама компания к текущему моменту имеет несколько
магазинов, связанных в единую систему и с каждым годом увеличивает
обороты и прибыль.
Компоненты,
реализованные в результате интеграции системы учета и управления на
основе 1С для розничной компании торгующей комплектующими и
компьютерами. Директор Контроль над всеми сферами деятельности предприятия, расходы, доходы, прибыль, полный баланс компании.
Доступ в систему из любого места при наличии компьютера и Интернета. Множество отчетов за любой промежуток времени и с множеством заданных параметров. На основе отчетов возможность системного анализа деятельности компании. Персонифицированные
данные о работе каждого сотрудника и подразделения, с сообщениями о
возможных совершенных ошибках, тем или иным сотрудником. Все это актуально как для отдельного магазина в сети, так и для всей компании в целом. Учет рабочего времени сотрудников. Учет товарных остатков и имущества компании.
Бухгалтер Полностью весь бухгалтерский учет в 1С: бухгалтерия, полная синхронизация данных с нашей рабочей системой,реализованной в 1С: предприятие.
Менеджер по продажам Актуальный прайс-лист, обновляющийся несколько раз в день. Ведение прайс-листа, с наценками, как на группы товаров, так и на отдельные товары. Автоматическое формирование своего прайс-листа из нескольких прайс-листов поставщиков. Достоверная информация о наличии товара на складе и всех транзитах, с количеством и датой транзитов.Информация обо всех резервах. Информация обо всех недоступных заказанных товарах, с временем их доступности или предложением замены доступным аналогом. Информация о внешнем виде и технических параметрах изделия реализовано тоже в 1С.
Менеджер по закупкам Актуальная информация по ценам, наличию и транзитов товара у поставщиков. Актуальная информация по наличию товара на складе. Возможность быстро формировать заказ, в том числе,отправлять
заказы в электронной форме и получать ответ в электронной форме, что
экономит время обработки одного заказа до получаса.
Склад Полный учет всего имеющегося товара в реальном времени. Возможность видеть весь приходящий товар в системе заранее, с указанным примерно временем прибытия товара. Учет прихода и ухода товара осуществляется через сканер штрих кода.
Отдел гарантии Полный учет гарантийных вещей и отслеживание сроков гарантии и ремонта всех изделий. Учет убытка от гарантийных изделий.
Отдел сборки компьютеров Персонифицированный учет каждого собранного компьютера.
Интернет-магазин Выгрузка прайс-листов на сайт и в торговые системы (например, яндекс-маркет) Создание описаний товаров и выгрузка на сайт. Закачивание заказов с сайта в базу 1С.
