Письмо-запрос - одна из форм побуждения адресата к деловому сотрудничеству. В данном случае автор предлагает адресата к предоставлению необходимой информации. Немного реже запрос используется для получения специфической информации, содержащей сведения служебного или коммерческого значения.
Главные правила для подготовки запроса:
1. Излагать суть запроса ясно, понятно и четко.
2. Ни в коем случае нельзя упоминать о цене, которую вы готовы заплатить за что-либо, если вы не знаете настоящей стоимости. Вы можете предположить больше, чем на самом деле. В этом случае ваш поставщик поднимет цену до указанного вами же рубежа.
3. Обсуждая условия предстоящего заказа, нужно проявлять гибкость и осмотрительность. Не загонять в угол делового партнёра и при этом оставляйте для себя лазейку для маневров.
4. Покажите свою обязательность и последовательность при ведении переписки по поводу заказа. Не затягивайте с ответом на сообщения. При этом держитесь контекстного «фарватера», чтобы адресат не мог навязать вам свои условия.
5. В течение всего хода переписки нужно сохранять ровный дружественный тон.
Общий порядок ведения по поводу запроса продукции для заказчика:
1. Запрос на прайс-лист (каталог). 2. Ответ на получение каталога. 3. Запрос на консультацию по выбору товара. 4. Ответ по итогам консультации. 5. Запрос на предоставление образцов. 6. Ответ по поводу предоставления образцов. 7. Запрос на апробацию товара. 8. Ответ на предмет апробации. 9. Запрос на заключение сделки и предоставление особых условий (льгот, дисконта, скидок и т.д.) 10. Ответ на заключение сделки. 11. Запрос на получение проекта договора и выезд представителя поставщика в офис. 12. Ответ на полученный проект договора. 13. Подписание договора или отказ от заказа.
