На сегодняшний день большинству здравомыслящих людей понятно, что своим
временем необходимо сознательно управлять. И чем лучше мы будем им
управлять, тем больше успеем сделать.
Нехватка времени – настоящий
бич нашего времени. С его нехваткой сталкиваются все от мала до велика.
Школьникам не хватает времени, чтобы сделать домашнее задание,
студентам – освоить все необходимые материалы за отведённый срок,
работникам – выполнить все возложенные обязанности, а бизнесменам –
сделать всё, что было запланировано. Почему это происходит? Как
показывают исследования, потому, что около 40% рабочего времени расходуется впустую. С нерабочим же временем дело обстоит ещё плачевнее – большинство людей бездарно тратят 70% личного времени.
Проблема налицо! А если есть проблема, то должно быть и решение. И такое решение было найдено – тайм-менеджмент. Или, говоря по-русски, искусство управления временем.
Те, кто краем уха слышали о тайм-менеджменте, представляют себе его как
некую систему планирования времени по принципу – записал все дела и
выполнил их. Это не совсем верное представление. Понятие «тайм-менеджмент» гораздо шире. Попробуем разобраться в этом понятии получше.
Планирование действительно является одним из главных элементов тайм-менеджмента,
но далеко не единственным. И не просто обычное планирование, а
планирование двухступенчатое. Первая ступень – составляется список всех
необходимых дел. Вторая ступень – дела ранжируются в соответствии с
приоритетностью. Составить список всех дел для любого человека не
составит труда, а вот при расстановке приоритетов зачастую возникают
трудности. Я рекомендую Вам пользоваться при расстановке приоритетов
знаменитым бизнес-правилом: «20% всех дел дают 80% результатов».
Другими словами, только 1/5 часть от всех дел приносит результат.
Остальные дела можно отложить на потом или вовсе отбросить. Выделите
эту пятую часть дел и приступайте к их выполнению.
Для ранжирования дел можно использовать систему «1-2-3».
Дела из категории «1» самые важные. Однако их выполнение требует всего
10% времени. При этом эффект от выполнения этих дел достигает 70%!
Дела из категории «2» - дела средней важности. На их выполнение уходит 20% времени. Эффект от их выполнения – 20%.
В категорию «3» стоит отнести дела малой важности – рутину, которая
занимает 70% времени, но приносит всего 10% результатов.
Поначалу Вам сложно будет расставлять приоритеты, но чем больше вы
будете практиковаться, тем лучше будут результаты.
А главное, не сосредотачивайте внимание на планировании всего времени.
Специалисты рекомендуют планировать лишь 60% своего рабочего времени.
20% рекомендуется оставить на решение непредвиденных трудностей и
задач, а еще 20% оставить для свободной творческой деятельности.
Ещё один важный элемент тайм-менеджмента
– умение выполнять неприятные дела. К разряду неприятных относятся
такие дела, которые по каким-либо причинам нам не хочется или
неинтересно выполнять. Поэтому человек стремиться любыми путями
отложить их выполнение в долгий ящик. Постепенно такие дела
накапливаются, что требует уже гораздо больше сил и времени для их
выполнения. Помните, неприятное дело не исчезнет само по себе, поэтому,
чем раньше Вы его сделаете, тем больше свободного времени у Вас
останется.
Немаловажен и третий элемент тайм-менеджмента – оптимизация общения.
Один из основных источников временных потерь – ненужное общение с
окружающими и выполнение чужих дел. Отвлекающие телефонные звонки,
беседы с сослуживцами или знакомыми в рабочее время, просмотр новостей
– всё это отнимает до 30% рабочего времени. А если Вы ещё и помогаете
кому-то в решении его проблем? Избавьтесь от всего этого, научитесь
говорить твёрдое «нет!».
Четвёртый элемент – работа с информацией.
Главная ошибка большинства людей – желание впитывать как можно больше
разнообразной информации. Это не всегда идёт на пользу. Напротив,
зачастую это приводит к колоссальным временным потерям. Помните,
человеческий мозг способен давать максимальную отдачу только при работе
с одним конкретным объектом. Поэтому, выделите главное дело или объект
на данный момент времени и только с ним работайте.
И последний элемент – умение чередовать работу и отдых. Не перегружайте себя работой. Помните, к новому рабочему циклу организм должен подойти отдохнувшим. Не экономьте на перерывах, еде и крепком здоровом сне.
А в заключении хочется сказать, тайм-менеджмент – это не очередное
модное течение, а жизненная необходимость для большинства из нас.
